Klein beginnen

Veel ECM-systemen beginnen klein. Zoals ik het ken, vaak als afdelingsproject. Deze eerste ECM-systemen bevatten weinig documenten voor een beperkt aantal gebruikers. Bijvoorbeeld facturen bij een debiteuren­administratie. Of mail­correspondentie bij een klanten­balie. In veel gevallen breiden deze systemen zich langzaam uit. Niet zozeer dat het eerste systeem hard gaat groeien. Maar doordat andere afdelingen ook hun eigen systeem in gebruik gaan nemen. Ik ken in ieder geval veel organisaties die meerdere ECM-systemen in gebruik hebben. Allemaal voor hun specifieke doel en hun eigen organisatie­onderdeel.

Zo kunnen al die kleine afdelings­systemen lang onder de radar van een IT-beheer­organisatie blijven. Want in het begin worden de documenten toch nog ergens anders bewaard, bijvoorbeeld uitgeprint op papier. Dus is het uitvallen van het systeem niet zo erg: we kunnen toch doorwerken op papier? Maar op een dag blijkt dat er geen papieren backup meer wordt gemaakt, of dat het niet meer mogelijk is terug te vallen op handmatige processen. Ook kan dan blijken dat wel erg veel afdelingen gebruik maken van ECM-systemen. En dat die systemen toch op een of andere manier planmatige wijze beheerd moeten worden. Want ze zijn bedrijfskritisch geworden. Zonder deze systemen kan de organisatie niet meer functioneren.

“De beschikbaarheid van bedrijfs­kritische informatie­systemen is vaak direct gekoppeld aan zakelijke prestaties of inkomsten. Een ongeplande downtijd, te wijten aan een systeem­crash tijdens kantooruren, kan een enorme impact op de financiële stabiliteit van een organisatie hebben.” (Larry Sheffield)

De Amerikaanse ECM-gebruikers­organisatie AIIM heeft berekend dat tweederde van alle ECM-systemen bedrijfskritisch zijn. Ze zijn een essentieel onderdeel van de informatie­huishouding geworden. Is dat ook bij uw organisatie het geval? Vaak weet u het niet, omdat u niet weet waarvoor de ECM-systemen nu worden gebruikt en wat de consequenties zijn wanneer deze uitvallen. Tijd om uw elektronische document­verzamelingen eens kritisch tegen het licht te houden.

Consolidatie

Stel dat uw gebruikers u vertellen dat ze niet meer zonder het ECM-systeem kunnen. Dat niet-beschikbaarheid leidt tot het stilvallen van uw bedrijf. Wanneer u constateert dat u iets moet doen aan de beschikbaarheid en schaalbaarheid van uw ECM-systeem, is een consolidatieproject noodzakelijk. Hierbij wordt de wildgroei van (op zichzelf staande) ECM-systemen teruggedrongen door één centraal document­management­systeem in te richten. Aan dit nieuwe, centrale document­systeem worden strengere eisen gesteld op het gebied van beveiliging, flexibiliteit, stabiliteit en uitbreidbaarheid. Dit betekent vaak de aanschaf van een nieuw platform. Niet alleen de documenten moeten dan gemigreerd worden naar het nieuwe, centrale systeem, maar ook alle gebruikersapplicaties moeten worden aangepast.

Het voordeel is natuurlijk wel dat één centraal ECM-systeem veel beter te beheren is dan meerdere, verspreide systemen. U kunt uw functioneel en technisch beheer beter inrichten, het licentie- en servicemanagement kan efficiënter plaatsvinden. En de beschikbaarheid en schaalbaarheid kan worden vergroot omdat alles nu in een “managed” omgeving gedaan wordt.

Ook vanuit een “compliance”-perspectief biedt een centraal systeem voordeel. Beveiliging, gebruikers­autorisaties en document­retentie (bijvoorbeeld in de vorm van Records Management) kunnen centraal worden ingericht en gestuurd. Beveiliging wordt vooral belangrijk wanneer uw medewerkers uw documenten delen met de buitenwereld. Of ze nemen zelf bedrijfsdocumenten mee, bijvoorbeeld naar een “fileshare” zoals Dropbox, om zo bijvoorbeeld thuis te kunnen werken. Een modern ECM-systeem stelt u in staat uw gebruikers mobiel te laten werken zonder allerlei problemen rond informatie­beveiliging.

Een migratie naar een ECM-omgeving in de cloud kan ook een optie zijn. Zo kunt u overal en altijd met uw bedrijfs­documenten werken, maar dan wel op een beveiligde en gecontroleerde manier. En door gebruik te maken van cloud, kan u uw beheerinspanningen aardig terugbrengen, terwijl het ECM-systeem toch een hoge mate van beschikbaarheid en uitbreidbaarheid kent.

Aanpak van Capgemini

Er zijn vele manieren om een ECM-systeem als bedrijfsbrede voorziening in te richten. Uit die mogelijkheden moet een keuze gemaakt worden die het beste past bij uw organisatie. Consolidatie­projecten kunnen arbeids­intensief en kostbaar zijn. Er moet veel getransformeerd en gemigreerd worden. De vraag is, kan dat allemaal wel succesvol gebeuren?

Capgemini heeft vele consolidatie­projecten op het gebied van document­management en ECM gedaan. Gebaseerd op die kennis en ervaring kunnen wij u helpen stapsgewijs uw ECM-systemen te consolideren. Met als doel een ECM-systeem in te richten dat die beschikbaarheid, uitbreidbaarheid en beveiliging heeft die gesteld moeten worden aan een bedrijfskritische applicatie.

Welke stappen we als eerste zetten? Die stappen die nodig zijn om het project van het nodige draagvlak te voorzien. Dit draagvlak is een van de belangrijkste succesfactoren van een ECM-project. Hiervoor worden de volgende eerste twee stappen gezet:

  • Beoordeling van de ECM-strategie
  • Ontwikkeling van de business case

Meer informatie vindt u op onze ECM-pagina. Daarna wordt de business case omgezet in een project. Onze ECM-experts zullen u helpen op basis van hun kennis en ervaring dit project uit te voeren. Met als eindresultaat een modern ECM-systeem, dat doet wat er van gevraagd wordt.

Text in English:

According to a study by BITKOM, the most common reasons to start an Enterprise Content Management (ECM) system are: document management, and document archiving. Case handling, process management and collaboration come next. But whatever your reasons, one day this system will become indispensable to your organization. What will happen when these systems fail? Can your organization still continue to work as before?

According to a study by BITKOM, the most common reasons to start an Enterprise Content Management (ECM) system are: document management, and document archiving. Case handling, process management and collaboration come next. But whatever your reasons, one day this system will become indispensable to your organization. What will happen when these systems fail? Can your organization still continue to work as before?

Humble beginnings

Many ECM systems start small, often as department projects. These initial systems contain a small amount of documents for a limited number of users. Like invoices for an ERP system. Or storing mail correspondence for a helpdesk. In many cases these systems expand rapidly. Not because single systems are growing fast. But because other departments are also starting with their own systems. Many organizations have multiple ECM systems in use, all for their specific purposes and organizational units, resulting in an ECM sprawl.

All these small departmental systems will remain under the radar of IT management. In the beginning, documents are still stored somewhere else, e.g. printed out on paper. So when the system fails, there’s no real issue: continue to work with the paper copies…

But as the data, and the organization itself grows, it won’t be possible to fall back on manual processes, or work with such disparate systems which have become critical for their specific business units.

“The availability of mission critical information systems is often tied directly to business performance or revenue. When there is unplanned downtime due to a system crash during primary service hours, the result can have an immense impact on an organization’s financial stability.” (Larry Sheffield)

The American ECM users organization AIIM has calculated that two-thirds of all ECM systems are business critical. They have become an essential part of the information infrastructure. Is this also the case in your organization? Often you do not know because you do not know what ECM systems are being used now and what the consequences are when they fail.

Consolidation

To minimize impact on business due to non-availability and/or scalability of multiple, stand-alone ECM systems, consolidating these into one central document management system is necessary, which will have stringent requirements in terms of security, flexibility, stability and extensibility. This often implies purchasing a new platform.

The consequence: documents not only have to be migrated to the new central system, but also all user applications have to be modified.

The advantages:

  • One central ECM system is much more manageable than multiple, distributed systems.
  • Functional and technical system administration can be streamlined.
  • Licensing and service management can become efficient.
  • Availability and scalability can be enlarged because everything is now done in a managed environment.

From a compliance perspective too, there are advantages.

  • Security, user authorizations and document retention (for example, with a Records Management Application) can be centralized.

Security is especially important when your employees share your documents with the outside world. Or they take business documents with file shares, like Dropbox, for instance to work at home or away from office, A modern ECM system allows you to let your users be mobile without issues around information security.

Migration of an ECM environment into the cloud can also be an option, instead of purchasing a new platform. You can work anywhere, anytime with your business documents, in a secure and controlled way, reduce your system administration tasks, and at the same time have a high degree of availability and expandability.

Our Approach

A range of alternatives is available to set up an organization-wide ECM system, and find the one best suited for your business’ needs. Consolidation projects can be labor intensive and costly, with many things to be transformed and migrated. The question is, can all that be done successfully?

Capgemini has delivered many consolidation projects in the field of document management and ECM. Based on this knowledge and experience, we can help you to consolidate your ECM systems step-by-step. The goal is to set up an ECM system that is available, scalable, and secure as would be expected from a business-critical application.

For example, we’re currently investigating how to make an electronic document archive highly available for a government agency, with an up-time of 99.8%. The system should also be made future proof in order to cater for growth in documents and users. Capgemini brought all suppliers together to create a common strategy to achieve the goals of the project.

What steps do we take to ensure the project’s success?

  • Assess the current ECM strategy
  • Develop the business case

The business case is converted to a project, where our ECM experts will help you with successful implementation. The end result is a modern ECM system that does what it is supposed to do.

Foto Public Domain door NASA via Wikipedia